W każdym biurze bez względu na wielkość firmy czy branżę znajduje się mnóstwo dokumentów. Bardzo ważne jest zatem odpowiednie i systematyczne segregowanie w celu uniknięcia ich zgubienia się lub zawieruszenia. Bardzo dobrym rozwiązaniem jest wypracowanie własnego systemu lub wprowadzenie już sprawdzonego i funkcjonującego.

Stosowanie właściwego kryterium

Jednym z kryteriów segregowania dokumentów jakie powinno się przyjąć jest ich tematyka. Rekomendowane jest także dzielenie dokumentów ze względu na ich rodzaj (np. wnioski), formę (np. formularze), poufność oraz obieg (charakter wewnętrzny oraz zewnętrzny dokumentów).

Wykorzystywanie segregatorów oraz teczek

Firmy, których celem jest posiadanie porządku w dokumentach biurowych powinny zdecydować się na odpowiednie wyposażenie biura. Doskonale egzamin zdadzą różnego rodzaju segregatory, a także teczki, w których można umieszczać dokumenty. Obecnie segregatory dostępne są nie tylko w różnych kolorach, ale również rozmiarach. Taka sama sytuacja jest w przypadku teczek. Coraz więcej biur dokonuje segregacji dokumentów za pomocą kolorowych teczek, można wtedy bez żadnego problemu znaleźć te najbardziej potrzebne w danym momencie.

Nieodkładanie porządkowania dokumentów na późniejszy termin

Bardzo istotne w utrzymaniu porządku w dokumentacji biurowej jest segregowanie dokumentów od razu po ich pojawieniu się. Bałagan powstaje przede wszystkim przez brak systematyczności. Kilka dni odkładania segregacji dokumentów na później może przyczynić się do prawdziwego bałaganu w biurze. Zdecydowanie szybsze jest wpinanie do segregatoru lub wkładanie do teczki jednego dokumentu niż kilkunastu.

Porządek na biurku

W przypadku, gdy na biurku będzie panował bałagan, mogą zgubić się nawet najlepiej posegregowane dokumenty. Każdy przedmiot na biurku musi mieć swoje stałe miejsce. Nie będzie wtedy żadnego problemu ze znalezieniem potrzebnej rzeczy czy dokumentu. Wpłynie to bardzo korzystnie na usprawnienie pracy, która będzie przebiegała zdecydowanie płynniej.

Co można zrobić, by posegregowane dokumenty były jeszcze bardziej przejrzyste?

W tym celu można skorzystać z dodatkowych rozwiązań, do których należy zaliczyć koszulki na dokumenty, grzbiety zaciskowe (jest to bardzo dobre rozwiązanie dla osób, które nie chcą dziurawić dokumentów), skoroszyt (gdy będzie wpięty do segregatora pozwoli na szybsze odszukanie poszczególnych dokumentów), zakładki indeksujące (świetnie sprawdzą się w odszukiwaniu dokumentów do podpisania).

Bardzo bogatą ofertę produktową w kwestii organizacji pracy biurowej ma sklep internetowy www.ncpack.pl.

Udostępnij.

Zostaw komentarz